Diskussionsthema #1:
Social Collaborations

Diskussionrunde vom 10. Juni 2014
Teilnehmer: Patrick Möschler, Manuel Nappo, Martin Fessler, Tobias Lehr, Julian Schweizer

Definition Social Collaboration (Quelle Wikipedia)

Social Collaboration (englisch für «gemeinsame und vernetzte Zusammenarbeit»), im Unternehmenskontext Social Business Collaboration, seltener E-Collaboration oder Smart Collaboration, bezeichnet pauschal die Zusammenarbeit von Menschen in Projekten, Gruppen oder auch Teams mit Hilfe des Internet und elektronischer Medien. Bei einer solchen vernetzten Zusammenarbeit geht es nicht nur um die rein technischen Fragen, wie beispielsweise die Nutzung bestimmter Plattformen oder spezifischer Kommunikationskanäle. Als Prozess betrachtet handelt es sich auch um eine sozio-kulturelleEntwicklung des Kommunikationsverhaltens und Arbeitsstils der beteiligten Menschen bei der Arbeit an gemeinsamen Projekten. Dies kann man besonders bei der Einführung im Unternehmenskontext betrachten.

Tools & Einsatz

Die Gesprächsrunde zeigt, dass in allen Unternehmen der Teilnehmer (vom KMU bis zum Grossunternehmen) Social Collaboration eingesetzt oder gefördert wird. In fast allen Unternehmen wird Google Drive für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen verwendet. Andere Software wird vereinzelt bzw. nach Bedürfnissen eingesetzt. Dazu zählen Evernote, Yammer, Podio, Asana oder das eher einfachere Tool Trello. Für die interne Kommunikation wird teilweise Google Hangout eingesetzt. Wird jedoch eine bessere oder einfachere Bedienung gewünscht, nutzen alle Teilnehmer Skype oder auch teilweise Lync.

Die Erfahrungen der Teilnehmer zeigen, dass oftmals verschiedene Tools gleichzeitig verwendet werden, bedingt dadurch, dass einzelne Tools nicht alle nötigen Spezifikationen abdecken.

Datenschutz & Security

Bedenken zum Datenschutz bestehen bei allen Teilnehmern, da die eigenen Daten bei den genannten Anbietern gehostet werden. Die Diskussion zeigt jedoch auf, dass gerade für KMU die Vorteile eines Managed-Services gegenüber den Bedenken zum Datenschutz überwiegen. Grossunternehmen zeigen sich hierbei sensibler, und bieten deshalb Social Collaboration Software über ihre eigenen Rechenzentren an.

Motivation von Mitarbeitern

Wie kann sichergestellt werden, dass Social Collaboration auch tatsächlich im Unternehmen eingesetzt bzw. genutzt wird? Eine gemeinsame Basis im Team mit entsprechenden Zielen ist ein Muss. Und dann muss vor allem zu Beginn der Einführung die Nutzung «vorgeschrieben» werden, so die Teilnehmer. Es braucht wohl wie bei allem neuen, etwas Durchhaltevermögen am Anfang, damit die Nutzer nicht wieder in ihr altes Nutzungsverhalten zurückfallen. Das Tool muss intuitiv nutzbar sein und Spass machen – ein Teilnehmer bringt es auf den Punkt: Wenn ein Tool eine Schulung für den Mitarbeiter voraussetzt, dann ist es definitiv zum Scheitern verurteilt.

Messbarkeit

Die Messbarkeit im Vergleich zu traditionellen Mitteln zeigt sich gerade im Projekt-Management-Einsatz eher schwierig, da jedes Projekt seine Individualitäten aufweist. Die Teilnehmer sind sich jedoch einig, dass auf Basis ihrer Erfahrungen, Social Collaboration zu einer Effizienzsteigerung führt. Gerade durch die zentrale Informationsablage können Zeitverlust eingespart werden. Mitarbeiter arbeiten schneller oder können mehr Daten verarbeiten, so dass die Produktivität positiv beeinflusst wird.